EF

Responsable Administratif et Financier - RDC/Goma

Closing date: 15 Nov 2019

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
  • lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
  • renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 130 millions d’euros, plus de 400 projets en portefeuille dans 80 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Dans le cadre d’un projet Santé de prévention et contrôle des infections dans les structures sanitaires à Goma en RDC porté par le Département Santé d’Expertise France.

POSITION

Au sein du bureau d’Expertise France à Goma, en charge du suivi financier du Projet PCI. Le Bureau Projets Pays Santé d’Expertise France est hébergé dans les locaux de l’IF à Goma.

Le/la Responsable Administratif et Financier (RAF) est rattaché.e hiérarchiquement au Chef de Projet Santé RDC à Goma. Il apporte un soutien sur l’ensemble des projets sur les aspects financiers, ressources humaines, administratifs et logistiques.

Le/la RAF est en relation quotidienne avec l’équipe RDC du département Santé Expertise France , les équipes programme et le/la Coordinateur.rice Administratif et Financier du département Santé. Il/elle est le/la responsable hiérarchique du/ de la Chargé.e Administratif et Financier (CAF).

MISSIONS

Le/la RAF est responsable des domaines suivants :

1) Gestion comptable des projets ;

En supervision du Chargé.e Administratif et Financier (CAF), le/la RAF est responsable des activités suivantes :

  • Contrôle qualité des justificatifs comptables : veiller à ce que chaque dépense est appuyée par une pièce justificative probante et en conformité avec les procédures d’Expertise France et du projet (respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement) ;
  • Contrôle qualité des outils de trésorerie : veiller au paramétrage correct des journaux de caisse et banque des projets ;
  • Suivi des opérations financières du compte bancaire Expertise France : frais bancaires, retraits, règlements ; contrôle des chèques et des opérations de virements ;
  • Garantir la bonne numérotation des pièces comptables, leur classement méthodique et l’archivage papier et électronique ;
  • Contrôle des clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse ;
  • Transmission des clôtures mensuelles au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef de Projets Santé RDC ;
  • Anticipation des besoins en trésorerie des projets ;
  • Validation et envoi des demandes d’approvisionnement au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef de Projets Santé RDC ;
  • Préparation et contribution à la clôture annuelle comptable des projets.

2) Gestion budgétaire des projets et rapports financiers

Il/elle est responsable des aspects relatifs aux finances, incluant les éléments budgétaires, et notamment :

  • Garantir la bonne affectation budgétaire des dépenses ;
  • Vérification de l’éligibilité des dépenses : prévues au budget du projet et dont les montants respectent les règles de flexibilité budgétaire des projets ;
  • Responsable du suivi budgétaire des dépenses locales (exécution financière) ;
  • Programmation financière du projet : il prépare et met à jour les prévisionnels de dépenses du projet en lien étroit avec les équipes projets ;
  • Transmission des suivis budgétaires et prévisionnels mensuels des projets au siège d’Expertise France, après validation du/de la Chef de Projets Santé RDC (format Expertise France) ;
  • Suit les échéances contractuelles des bailleurs et élabore les rapports intermédiaires et finaux au format des bailleurs ;
  • Cadrage administratif et budgétaire : il participe à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la supervision du/de la Chef de Projets Santé RDC, en concertation avec le siège d’Expertise France et notamment le CAF du département Santé ;
  • Préparation des audits financiers ;
  • Suivi et mise en œuvre des recommandations formulées par les auditeurs externes et missions de supervision du siège d’Expertise France et des bailleurs (plans d’actions) ;
  • Représente Expertise France auprès des autorités et partenaires impliqués dans les domaines financiers, administratifs, juridiques des projets.

3) Gestion RH

Il/Elle est le contact principal du cabinet de portage salarial à Goma :

  • Suivi et contrôle du paiement des salaires par le cabinet de portage conformément à la législation du pays ;
  • Participe au recrutement du personnel national ;
  • Supervise le suivi des congés, heures supplémentaires, récupérations, etc. du personnel national ;
  • Participe à l’amélioration des procédures et outils et tableaux de bord RH au sein du bureau de Goma ;
  • Forme, fixe les objectifs et mène l’évaluation du chargé administratif et financier sous sa supervision directe.

4) Gestion logistique

  • Garantie le respect des procédures d’achat siège et des passations de marché conformément aux directives des bailleurs. Il/Elle s’assure, entre autres, du respect de la procédure d’engagement des dépenses et met en place un système de contrôle interne. Il/Elle participe également à la validation des dossiers d’achat ;
  • En tant que responsable hiérarchique, veiller aux plans de charges et au planning de travail de ses équipes et évaluer les compétences et les performances ;
  • Supervise la gestion de parc automobile et auto (entretien, consommation carburant, géolocalisation, etc.)
  • Responsable du travail d’inventaire du bureau de Goma;
  • Effectuer la veille sécurité du pays afin de nourrir l’élaboration et la mise à jour des consignes de sécurité en collaboration avec le siège d’Expertise France ;
  • Veiller au respect des consignes de sécurité par le Bureau Santé d’Expertise France en RDC par la surveillance, maintenance et adaptation si besoin des bâtiments, véhicules et dispositifs de communication ;
  • Veiller à ce que toute personne présente au RDC dans le cadre d’un projet Expertise France (salariés et experts/prestataires ; nationaux ou internationaux) dispose des informations et des moyens nécessaires afin de respecter les consignes de sécurité ;Appuyer au besoin le/la Chef.fe de Projets Santé RDC et le (rédaction des rapports techniques sur le volet stocks et logistiques, appui à la préparation des comités de pilotage, etc.)

Profil souhaité

  • Diplôme en administration et/ou gestion/finance
  • Expérience réussie d’au moins 5 ans en gestion / finance
  • Connaissance de l’aide publique au développement, des acteurs de la coopération internationale ;
  • Expérience de travail en Afrique exigée ;
  • Maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office, Outlook, Internet), notamment d’Excel.

How to apply:

Conditions du poste : poste national basé Goma nécessitant de fréquents déplacements dans les formations sanitaires soutenues par les projets. En fonction du développement de nouveaux projets, d’autres sites peuvent être inclus.

Type de contrat : Contrat de travail national

Date de prise de fonction : décembre 2019

Rémunération : selon profil

Dépôt des candidatures : Les dossiers de candidature (C.V. et lettre de motivation) sont à adresser par courriel à olivier.terzolo@expertisefrance.fr et estelle.muraz@expertisefrance.fr

La date de clôture des candidatures est fixée au 15 novembre 2019 à 17:00.